INFORMATIVA RELATIVA AL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI

1. Premessa

Ai sensi degli del Regolamento (UE) 2016/679 (di seguito “GDPR”), desideriamo informarVi sul trattamento dei dati personali che La riguardano (“Dati”) effettuato dal Pontificio Istituto Teologico Giovanni Paolo II (di seguito anche “l’Istituto”) in vista della protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali.

2. Identità e dati di contatto del Titolare del trattamento

Titolare del trattamento dei Dati che La riguardano è il Pontificio Istituto Teologico Giovanni Paolo II, con sede legale in Piazza di S. Giovanni in Laterano, 4, 00120 Città del Vaticano.

3. Categorie di dati personali

Tra i Dati che l’Istituto tratta rientrano:

· Dati comuni: Dati anagrafici, Dati di contatto, istruzione, dati reddituali, la Sua immagine in formato digitale;

· Categorie particolari di Dati personali di cui all’art. 9 del GDPR (es. dati relativi allo stato di salute e dati relativi all’orientamento religioso).

4. Finalità del trattamento

I Dati da Lei forniti saranno trattati per le seguenti finalità:

a) Iscrizione a test di ammissione/bandi di concorso, effettuazione del processo di immatricolazione e degli adempimenti connessi alla posizione di studente/utente delle diverse iniziative, svolgimento delle funzioni istituzionali dell’Istituto, nonché fruizione di prestazioni o servizi aggiuntivi (es. borse di studio e contributi);

b) Invio di comunicazioni e materiale informativo con modalità di contatto automatizzate e non automatizzate relative all’offerta formativa e ai servizi connessi, per la Sua partecipazione e iscrizione a corsi, seminari, eventi di orientamento (es. Open day, Career day) organizzati direttamente dall’Istituto e/o in collaborazione con quest’ultimo, attività del centro pastorale, erogazione di borse di studio nonché ai fini della valutazione del suo grado di soddisfazione;

c) Riscontro a richieste di informazioni da Lei inoltrate all’Istituto;

d) Espletamento di attività amministrative, contabili, fiscali e patrimoniali;

e) Previo Suo specifico consenso, invio di comunicazioni e materiale informativo con modalità di contatto automatizzate e non automatizzate, aventi ad oggetto: iscrizione ad eventi organizzati da partner dell’Istituto e/o soggetti terzi, attività promozionali, indagini legate a iniziative di ricerca;

f) Previo Suo specifico consenso, comunicazione di informazioni in merito alla Sua posizione amministrativa/carriera scolastica ai soggetti da Lei indicati nel modulo di consenso posto in calce alla presente informativa, fermo restando che solo i soggetti da Lei esplicitamente indicati potranno ricevere tali informazioni;

g) Invio di comunicazioni alle Autorità Sanitarie competenti e ai contatti dedicati all’emergenza Covid-19, in caso di situazione emergenziale;

h) Rilascio e gestione degli strumenti di identificazione messi a disposizione di studenti e/o utenti al fine di garantire il controllo degli accessi fisici ad aule, laboratori e spazi dell’Istituto;

i) Finalità di sicurezza e tutela del patrimonio aziendale.

5. Base giuridica del trattamento

La base giuridica del trattamento è costituita:

1. Per le finalità di cui sub a), b) e c):

· Con riferimento ai Dati comuni, dall’esecuzione del contratto di cui Lei è parte o dall’esecuzione di misure precontrattuali, quali ad esempio partecipazione a test di ammissione;

· Con riferimento a categorie particolari di dati personali, dalla necessità di assolvere gli obblighi ed esercitare i Suoi diritti in materia di protezione sociale per finalità connesse allo svolgimento dell’attività di supporto alla didattica, la fruizione di benefici economici o di servizi aggiuntivi connessi allo svolgimento delle attività istituzionali dell’Istituto;

2. Per la finalità di cui sub d), dall’adempimento ad obblighi di legge;

3. Per le finalità di cui sub e) e f), dal consenso da Lei prestato;

4. Per la finalità di cui sub g), dalla necessità di inviare comunicazioni alle Autorità Sanitarie competenti e ai contatti dedicati all’emergenza Covid-19, in caso di situazione emergenziale.

5. Per le finalità di cui sub h) e i) dal legittimo interesse del Titolare.

Il conferimento dei Dati non è obbligatorio, ma l’eventuale rifiuto di fornire i Suoi Dati comporterà l'oggettiva impossibilità di procedere alla Sua iscrizione all’Istituto, di svolgere le attività amministrative connesse alla posizione di studente/utente delle iniziative di formazione, di dare seguito ad obblighi di legge, nonché di dare seguito alle Sue richieste e/o di consentirLe di partecipare a corsi, seminari, attività ed eventi organizzati dall’Istituto.

Al contrario, resta inteso che il Suo rifiuto di prestare il consenso al trattamento per le finalità di cui sub e) e f) non consentirà all’Istituto di perseguire le sole finalità ivi indicate.

6. Modalità di trattamento

Il trattamento dei dati personali avviene mediante strumenti manuali, informatici e telematici con logiche strettamente correlate alle finalità e, comunque, in modo da garantire la sicurezza e la riservatezza dei dati stessi in conformità alle norme vigenti.

7. Periodo di conservazione dei dati

L’Istituto tratterà i Dati per il tempo strettamente necessario al perseguimento delle finalità di cui sopra, fatti salvi gli eventuali termini di conservazione previsti da norme di legge o regolamenti.

Le sole immagini rilevate dai circuiti di videosorveglianza vengono invece conservate per un periodo di tempo conforme ai requisiti del “Provvedimento Videosorveglianza”.

8. Categorie di soggetti cui possono essere comunicati i Dati

I Suoi Dati potranno essere comunicati a Società/Enti esterni, al fine di adempiere ad obblighi di legge o regolamenti interni all’Istituto e/o per consentire lo svolgimento del servizio/l’erogazione della prestazione da Lei richiesta e, in particolare:

· Enti pubblici e privati o Autorità competenti;

· Istituti Bancari;

· Soggetti e Istituzioni, anche ecclesiastiche;

· Enti ed organismi vari per finalità connesse allo svolgimento delle attività istituzionali dell’Istituto (es. attività didattiche integrative, iniziative di stage, di orientamento e di inserimento professionale, promozione culturale, missioni pastorali e informazione scientifica e didattica);

· Società/Enti esterni per attività di supporto all’Istituto nell’invio di comunicazioni e materiale informativo, relativo anche ad attività promozionale, nonché indagini legate a iniziative di ricerca;

· Società che si occupano di servizi di archiviazione sostitutiva.

I soggetti appartenenti alle categorie alle quali i dati possono essere comunicati effettueranno il trattamento dei dati medesimi e li utilizzeranno, a seconda dei casi, in qualità di Responsabili del trattamento espressamente nominati da parte del Titolare ai sensi della legge, o piuttosto in qualità di autonomi Titolari.

9. Trasferimento di dati personali extra – UE

I dati personali potranno essere trasferiti in Paesi extra - UE, in particolare nel caso di servizi che siano ubicati al di fuori del territorio dell’Unione Europea (es. cloud storage). In tal caso, il Titolare assicura sin d’ora che il trasferimento dei dati extra-UE avverrà in conformità alle disposizioni di legge applicabili, ad esempio previa stipula delle clausole contrattuali standard adottate dall’Unione Europea.

10. Diritti dell’interessato

Nella Sua qualità di interessato, Lei ha il diritto di:

a) Chiedere al Titolare l’accesso ai Dati, la loro cancellazione, la rettifica dei Dati inesatti, l’integrazione dei Dati incompleti, nonché la limitazione del trattamento nei casi previsti dall’art. 18 del GDPR;

b) Opporsi, in qualsiasi momento, in tutto od in parte, al trattamento dei Dati necessario per il perseguimento legittimo dell'interesse del Titolare;

c) Nel caso in cui siano presenti le condizioni per l’esercizio del diritto alla portabilità di cui all’art. 20 del GDPR, ricevere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico i Dati forniti al Titolare, nonché, se tecnicamente fattibile, trasmetterli ad altro Titolare senza impedimenti;

d) Revocare il consenso prestato in qualsiasi momento;

e) Proporre reclamo all'Autorità di controllo competente.

Si fa presente che il diritto di opposizione dell’interessato per le finalità di cui alla l. e) della presente informativa mediante modalità automatizzate, si estende a quelle tradizionali e che comunque resta salva la possibilità per l’interessato di esercitare il diritto di opposizione anche solo in parte. Pertanto, l’interessato può decidere di ricevere solo comunicazioni mediante modalità tradizionali ovvero solo comunicazioni automatizzate oppure nessuna delle due tipologie di comunicazione.

Tali diritti possono essere esercitati, a mezzo posta raccomandata, indirizzata a Pontificio Istituto Teologico Giovanni Paolo II, Piazza di S. Giovanni in Laterano, 4, 00120 Città del Vaticano, o via e – mail all’indirizzo: segretario@istitutogp2.it